Ami a pontos kontrolling adatok mögött húzódik: precíz készletkezelési technikák az OVIP-pal
Mindannyian tudjuk, hogy a kontrolling adatok rendkívül fontosak egy vállalat vezetésében. Segítik a vezetőket, hogy átfogó képet kapjanak a vállalat teljesítményéről és pénzügyi helyzetéről, ezáltal hatékonyabban hozhatnak döntéseket és tervezhetik meg a vállalat jövőjét.
Az OVIP Vállalatirányítási rendszert úgy terveztük meg, hogy minél inkább segíthesse a cégvezetőket a stratégiai tervezésben, így egy egész modult készítettünk a kontrolling adatok lekérdezéséhez.
Ugyanakkor ahhoz, hogy az OVIP Vállalatirányítási rendszer Kontrolling modulja minél pontossabb adatokkal szolgálhasson a kereskedőknek, érdemes pár szabályt betartani és ezen szablyokhoz igazodva kialakítani a napi ügyvitelt. Nézzük is meg, hogy melyek ezek a szabályok:
A legontosabb szabály: Mindennek alapja a pontos, hibamentes készlet kezelés!
Ugyan triviálisank tűnhet a fenti mondat, de többször is tapasztaltuk, hogy a partnerek úgy szeretnének kiválóan pontos kontrolling adatokat kapni, hogy az ennek a fundamentumául szolgáló készlegazdákodást pontotlanul végezik.Ha minél pontosabb statisztikát szeretnénk kapni, akkor esszenciális, hogy megértsük azt, hogy ehhez a lehető legpontosabban kell elvégezni a készletgazdálkodást.
Készletkezelési szabályok, amiket mindig érdemes betartani!
No1.: Minden terméknek legyen saját, egyedi, csak rá jellemző azonosítója!
Ahhoz, hogy az OVIP termékenként garantálni tudja a pontos készlet kezelést és ezzel termékenként a helyes statisztikát, minden különböző terméket külön cikkszámon kell rögízteni. Vonatkozik ez a termék variánsokra is, hiszen a valóságban ezek mind különböző termékek, valamilyen tulajdosnág alapján megkülönbözhetetők.Így tehát egy terméknek kötelező, hogy legyen egy olyan cikkszáma, ami csak és kizárólag az övé, őt azonosítja.
Ezen kívül, ha vonalkódolvasóval vételezzük be a termékeket, akkor elengedhetetlen, hogy a különböző termékek különböző vonakódokat kapjanak, ellenkező esetben az OVIP nem fogja tudni felismerni, hogy pontosan melyik terméket szeretnénk bevételezni, így azt a terméket fogja rögízteni, amelyhez a legutoljára rögzítettük a kérdéses vonakódot. Ez viszont borítékolja a hibás készlet adatokat.
No2.: A beérkezett áru mennyiségét mindig, minden körülmények között ellenőrizzük le!
Ha csak a beszállító által részünkre átadott számlán, szállítólevélen lévő adatok alapján végezzük el az OVIP-ban a termékek készletre emelését és a valóságban nem ellenőrizzük le, hogy a szállítólevélen / számlán szereplő mennyiségek helyesek-e, akkor könnyen előfordulhat, téves készlet adatok fognak bekerülni az OVIP-ba, ez pedig magával húzza automatikusan a valóságtól eltérő, pontatlan kontrolling forgalmi adatokat is.
No3.: A bevételezéskor minden terméknek legyen valós beszerzési egységára!
Sajnos ezt is tapasztaltuk már, hogy a termékek olykor-olykor 0 Ft-os beszerzési egységárral kerülnek bevételezésre, ami mondani sem kell, hogy a termék teljes statisztikájára kihatással lesz. Mivel pontos haszonkulcs és árrés számításhoz egyaránt szükséges a beszerzési ára a terméknek, így ha ezt az adatot már a bevételezéskor fals adatokkal rögzítjük, akkor a termék teljes élttörténetére vonatkozóan borítékolhatjuk a hibás adatokat.
No4.: A leltárral való készletre emelés TILOS!
Nem egy titpikus hiba, de azzal is többször találkoztunk, hogy a termékek készletre emelése leltárral történik. Hogy ez miért probléma? Erendenően azért, mert a leltár lezárásakor az OVIP készletkorrekciót végez a leltárívre felvitt és az OVIP-ban akutálisan nyilvántartott készlet alapján. Ha az OVIP-ban a termék nyilvántartott készlete kevesebb, mint a leltáríven rögíztett mennyiség, akkor a készletkorrekcióval lényegében egy bevérelezés történik.
A leltárkorrekció által végzett bevételezéskor a rendszer nem tudja, hogy ezeknek a termékeknek mennyi volt a beszerzési ára, így a bevételezést 0 Ft-os beszerzési egységárral rögzíti a rendszer. Ez a rendszer szemponjából logikus is, hiszen az OVIP csak annyit érzékel, hogy hirtelen a termék készlete nagyobb lett, mint korábban volt. Nem tudja, hogy honnan érkezett a termék a raktárába, hogy azt mennyiért szerezték be, ki volt a beszállító. Semmi ilyen információ a leltárral nem rögzül, hiszen a leltár erendendő elsődleges célja az adott termék mennyiségének leellenőrzése. A fentiek miatt lehetőleg mindig a Raktárkezelő modul / Készlet mozgások / Bevételezés menüpont alatt emeljük készletre a termékeket!
No5.: Mielőtt elmentenénk a bevételezést, minidg ellenőrizzük az adatok helyességét!
Ugyan a bevétlezést a létrehozása után közvetlenül akár törtölni is lehet, de ha már csak a bevételezésen szereplő egyetlen termék esetében történt készletmozgás, a bevételezés egésze már nem törölhető. Ilyenkor még a többi termék - ha azoknak nem mozgott a készlete a bevételezés óta - még módosítható, de amint mozog a készletük, már azokat sem tudjuk módosítani. Így a biztonság kedvéért érdemes kétszer átnézni az adatokat, nehogy véletlen rossz beszerzési árak rögzüljenek, vagy véletlen tévesen még egyszer bevételezzük a számlát/szállítólevelet.
No6.: Mindig azt a terméket adjuk ki a raktárból, amit valóban értékesítettünk!
Olyan esettel is találkoztunk már, hogy az okozta a Kontrolling modul fals forgalmi mutatóit, hogy nem az a termék került kiadásra az OVIP-on belül, amelyet a valóságban leemeltek a raktárból. Így az OVIP az egyébként valóságban ki nem adott termékre sokkal nagyobb forgami statisztikát mutatott, a valóságban kiadott terméknél pedig nem történt készletmozgás.
A precíz munkavégzés jutalma: a tervezéshez elengedhetetlen kontrolling adatok
Hogyha a fenti szabályokat megszívleljük és alkalmazzuk a mindennapi munkavégzés során, akkor az üzleti életben egy végtelenü értékes "jutalmat" kapunk eredményül: korrekt statisztikai adatok, pontos forgalmi és pénzügyi mutatók. Mindezek pedig megbízható alapjául szolgálnak a jövőre vonatkozó stratégiai tervezésnek.
Önnek is pontos statisztikára van szüksége?
Vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeink egyikén és kérje ingyenes teszt fiókját még ma!
Vissza
