Szükséges-e a könyvelő részére számlát nyomtatni?
A mai, elektronikus ügyintézésre specializált világban gyakran felmerül az üzleti élet szereplőiben a kérdés, hogy tényleg szükséges-e a számlákat papírra kinyomtatni, főleg akkor, ha a számlák vevői példányát e-mailben küldik meg az ügyfelek részére? Hiszen a nyomtatás nem kis költséggel jár, ráadásul a kinyomtatott számlák őrzéséről, tárolásáról is gondoskodni szükséges. Tényleg feltétlenül szükséges ez?
Először is azt kell eldönteni, hogy a megőrzendő számla papír alapú számla-e, vagy pedig elektronikus számla.
A számla lehet elektronikus vagy papíralapú. A jelenleg hatályos jogszabályi előrások szerint elektronikus számlának minősül minden olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Tehát ha egy számla PDF formátumban e-mailben kerül megküldésre, az az számla elektronikus számlának minősül, függetlenül attól, hogy rendelkezik-e a számla elektronikus aláíással, vagy sem. Erről bővebben egy másik cikkünkben olvashatnak. Ennek megfelelően, ha például az OVIP Vállalatirányítási Rendszer Számlázó programjával kiállítanak egy számlát, és azt a rendszerből egy gombnyomással a PDF formában az ügyfél részére e-mailben megküldik, akkor az a számla elektronikus számlának minősül. Papíralapú számlának a kinyomtatott, és papír alapon a vevő részére átadott számlát jelenti.
Az elektronikus számlát minden esetben elektronikus úton kell megőrizni.
Az elektronikusan kibocsátott számlát minden esetben elektronikusan kell megőrizni oly módon, hogy elévülési időn belül változatlan tartalommal rendelkezésre lehessen bocsátani az adóhatóságnak egy esetleges ellenőrzés során. Az adatszolgáltatás a számlázó programban kötelezően szereplő NAV adatszolgáltatás funkcióval lehetséges. Az OVIP Vállalatirányítási rendszer természetesen gondoskodik a számlák megfelelő megőrzéséről.
Papír alapú számla megőrzése történhet papír alapon, illetve elektronikusan is
Egy számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla megőrzése történhet papír alapon is, de a számlakibocsátó dönthet úgy is, hogy papírra nyomtatás helyett a számlákat elektronikus adatállományként őrzi meg, amennyiben biztosítható, hogy az elévülési időn belül a számlát változatlan adattartalommal az adóhatóság részére rendelkezésre tudja bocsátani abban a formátumban, ahogy azt az adóhatóság kéri. Az OVIP Vállalatirányítási rendszer természetesen a papír alapon kibocsátott számlákat is megőrzi elektronikusan, nem szükséges külön kinyomtatni.
NAV-nak megküldött számla megőrzése
2020. július 1-től minden, belfőldi ÁFA alany részére kibocsátott számla adatait a számlázó programoknak az adóhatóság részére meg kell küldeniük. Abban az esetben, ha a számlakibocsátó a számla adatait a NAV rendszerébe sikeresen megküldte, és erről a számlázó program visszaigazolást kapott a NAV rendszerétől, úgy az adott számla tekintetében a hatályos jogszabályok értelmében a számlamegőrzési kötelezettségétnek a számlakibocsátó eleget tett. Az OVIP Vállalatirányítási rendszer Számlázó programja megfelel a hatályos jogszabályi előírásoknak, és a sikeres számlabeküldésről szóló értesítést természetesen megőrzi, és a felhasználó által is lekérdezhetően nyilvántartja.
A könyvelőnek elegendő csupán a számla adatokat megküldeni, nem szükséges papír alapon a számlákat átadni.
Abban az esetben, ha a könyvelő a programjával be tudja importálni a számlázó program álatl előállított adatcsomagot, akkor nem szükséges a számlát papír alapon átadni, elegendő csupán az adatokat megküldeni. Ebben az esetben mind a számlát kibocsátó vállalkozás, mind pedig annak könyvelője jelentős időt és költséget tud megspórolni, valamint az emberi hibázás lehetősége is minimálisra csökken. Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer számlázó programjával természetesen van lehetőség a könyvelő részére a számlaadatok elektronikus úton történő átadására is.
A Számlázó program az OVIP Vállalatirányítási Rendszer szerves része
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer a Számlázó program mellett tartalmaz még komplett Raktárkezelő, Beszerzéskezelő, Rendelésfeldolgozó, Partnernyilvántartó és Munkanyilvántartó programot is, ezért az OVIP Vállalatirányítási Rendszer szinte minden vállalkozás hasznos eszköze tud lenni, legyen az webshop üzemelető, nagykereskedő, kiskereskedő, szolgáltató, vagy éppen szervízet üzemeltető vállalkozás.
Amennyiben Önök még nem használják az OVIP felhőalapú vállalatirányítási rendszerünket, és felkeltettük érdeklődésüket, nyugodtan keressenek bennünket elérhetőségeinken, és igény esetén természetesen ingyenes demófelületet is biztosítunk Önöknek.
Kapcsolati oldalra ezen a linken egyszerűen át tud lépni.
A továbbiakban is jó munkát kívánunk minden Kedves Látogató részére!
Vissza
