Papírmentes iroda - az OVIP-pal ez is lehetséges!
Annak ellenére, hogy a korunk digitális munkavégzés iránti igényei a leginnovatívabb megoldások kialakítására készteti a vállalkozásokat, sok esetben a vállalkozások ügyvitele még mindig nagyrészt papír alapon történik, ami egyrészt nem környezetbarát, másrészt viszont roppantul költséges, és egyáltalán nem hatékony. Ennek oka sok esetben nemcsak a megszokásból ered, hanem abból is, hogy nem rendelkeznek olyan fejlett és hatékony vállalatirányítási rendszerrel, amellyel a papíralapú munkavégzés digitális módszerekkel kiválthatóak lennének.
Tényleg megvalósítható a papírmentes iroda? És pontosan mit is jelent az?
Természetesen teljesen papírmentes iroda nem létezik, hiszen sok esetben aláírás szükséges egy-egy dokumentumra, amely a dokumentum kinyomtatását teszi szükségessé. A papírmentes iroda inkább azt jelenti elsősorban, hogy a vállalkozás a saját belső üzleti és ügyviteli folyamatait úgy alakítja ki, hogy az a lehető legkevesebb felesleges papírfelhasználással járjon, valamint az adattárolás rendszerét is elsősorban digitális alapokon alakítja ki. Ezzel nemcsak a papírfelhasználással, nyomtatással, irattárolással kapcsolatos költségek csökkenthetőek le, de a munkavégzés során az ezekkel kapcsolatos kinyomtatási, sokszorosítási, továbbítási, lefűzési, és adott esetben a visszakeresési tevékenységekkel eltöltött munkaidő is megspórolható, amely hatékonyabb munkaidő felhasználást is lehetővé tesz.
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer Raktárkezelő programja minden szempontból lehetővé teszi a digitális és papírmentes ügyvitel kialakítását!
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer minden programjában igyekszünk olyan funkciókat kialakítani, amelyek a digitális megoldásokat helyezik előtérbe. Az OVIP Raktárkezelő programjában egyáltalán nem szükséges a különféle bizonylatok, így például a raktári bevételezési és kiadási bizonylatok kinyomtatása, mert az adatokat az OVIP felhőalapú rendszerben tárolja, azaz ezek az adatok nemcsak számítógéppel, de bármely más mobileszközzel, például tablettel is elérhetőek. Oly módon nemcsak az irodában, de a raktárban dolgozó kollégák is mobileszközök segítségével rögzíthetnek, és megtekinthetnek raktári bizonylatokat.
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer Számlázó programja az elektronikus alapú számlázást helyezi előtérbe!
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer Számlázó programjában előállított számlák szintén digitálisan kerülnek eltárolásra, kinyomtatásukra egyetlen példányban sincs szükség. A vevők számára az elkészült számlák az OVIP rendszerből e-mailben közvetlenül megküldhetőek, tehát a vevő számára egyáltalán nem szükséges a számlapéldány kinyomtatása. A vállalkozásnak saját maga számára sem szükséges a számlapéldány kinyomtatása, hiszen az adatok az OVIP felhőalapú rendszerében digitálisan és biztonságosan tárolva vannak, és bármikor előhívhatóak. És, a könyvelő számára sem szükséges a számlapéldány kinyomtatása, erről egyik cikkünkben már bővebben is írtunk.
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer Rendelésfeldolgozó programjával még a komissiózás is elvégezhető papírmentesen!
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer Rendelésfeldolgozó programjában meglévő rendelések komissiózása szintén elvégezhető mobileszközök segítségével is. A Rendelésfeldolgozó program felülete és funkcionalitása kifejezetten úgy lett kialakítva, hogy lehetséges legyen a rendelési bizonylaton szereplő termékek könnyen és gyorsan összeszedhetőek legyenek, ennek megfelelően a rendelési bizonylatok kinyomtatása teljesen felesleges, sőt, a papíralapú komissiózás sokkal kevésbé hatékony és gyors, mint a digitális alapú komissiózás.
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer minden programjában eltárolhatóak a papíralapú dokumentumok digitális változatai is!
Abban az esetben, ha mégis szükséges papíralapú bizonylat használata, akkor még mindig van arra lehetőség, hogy egy szkenner vagy fényképezőgép segítségével előállítsuk a dokumentum digitális változatát, amelyet az OVIP Rendszerben eltárolhatunk, majd a papíralapú dokumentumot lefűzhetjük, irattárazhatjuk. Amennyiben szükségünk lenne arra, hogy újból lássuk pontosan, hogy mi szerepelt az eredeti papíralapú bizonylaton, nem szükséges a papíralapú dokumentum előkeresése, mert az OVIP rendszerből bármikor könnyedén előhívhatjuk annak digitális változatát is. A keresés pedig könnyű és gyors, hiszen csak néhány kulcsszó begépelése után szinte azonnal előhívható egy-egy dokumentum, és még az iratszekrényhez sem szükséges elmenni. A papíralapú iratok visszakeresésénél további probléma szokott lenni, hogy egy-egy dokumentum véletlenül nem a helyére van lefűzve, ekkor ugyanis hosszabb-rövidebb időt a dokumentum megkeresésével kell eltölteni. Ez azonban az OVIP Rendszerben nem fordulhat elő, hiszen a meglévő kereső algoritmusokkal bármely dokumentum szinte azonnal előhívható.
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer hatékonyságát Ön is bármikor kipróbálhatja, mindenféle kötelezettség nélkül!
Az OVIP Vállalatirányítási Rendszer egy összetett rendszer, amelynek a használatával a gazdasági élet szinte bármely szereplőjének hasznos segítőtársra lelhet. Amennyiben Önök még nem használják az OVIP felhőalapú vállalatirányítási rendszerünket, és felkeltettük érdeklődésüket, nyugodtan keressenek bennünket elérhetőségeinken, és igény esetén természetesen ingyenes demófelületet is biztosítunk Önöknek.
Kapcsolati oldalra ezen a linken egyszerűen át tud lépni.
A továbbiakban is jó munkát kívánunk minden Kedves Látogató részére!
Vissza
